Danışma personeli, ziyaretçinin doğru kişi veya noktaya ulaşmasına yardımcı olur. Hizmetin başarılı olması için personelin bulunduğu nokta, çalışma saatleri ve hangi talepleri kime aktaracağı önceden belirlenmelidir. “Girişte bir kişi olsun” demek açık bir görev tanımı oluşturmaz.
Karşılama ve yönlendirme
Ziyaretçinin geliş amacı öğrenilir, ilgili kişi veya birime bilgi verilir ve kurumun belirlediği kabul düzeni uygulanır. Personelin bina, toplantı alanları ve iletişim noktaları hakkında yeterli bilgiye sahip olması beklenir.
Telefon ve talep iletişimi
Gelen talepler ilgili yetkiliye aktarılır. Personel, yetkisi dışında söz vermemeli veya yönetim adına karar açıklamamalıdır. Çözülemeyen bir talepte hangi sorumlunun devreye gireceği belirlenmelidir.
Kayıt ve bilgi paylaşımı
Kurumun belirlediği kayıt yöntemi uygulanabilir. Gereksiz kişisel veri toplanmaması, kayıtlara yalnızca yetkili kişilerin erişmesi ve bilgilerinin gelişigüzel paylaşılmaması gerekir. Kullanılacak kayıt alanlarını işe başlamadan önce netleştirin.
Site ve ofislerde çalışma düzeni
Vardiya tesliminde bekleyen ziyaretçiler, iletilmemiş talepler ve önemli günlük bilgiler aktarılmalıdır. Danışma noktası ile yönetim, temizlik ve teknik ekip arasındaki iletişim düzeni ayrıca kurulmalıdır.
Bu ihtiyacın yönetim planına dahil edilmesi için AKL Grup’un site ve tesis yönetimi hizmetini inceleyebilirsiniz.
Site danışması ile özel güvenlik ekibinin iletişimi
Danışma noktasına gelen ziyaretçi, kurye veya teknik servis talebinin hangi sorumluya iletileceği önceden belirlenmelidir. Karşılama personeli ilgili kişiye haber verir ve belirlenen yönlendirme düzenini uygular. Özel güvenlik gerektiren bir durumun değerlendirilmesi ise bu görev için yetkilendirilmiş ekibin sorumluluğundadır.
Sitenizin güvenlik düzenini ayrıca değerlendirmek için diğer şirketimiz AKL VIP Koruma ve Özel Güvenlik’in site güvenliği rehberini okuyabilirsiniz. Karşılama noktası, çalışma saatleri ve vardiya devamlılığı için AKL Grup danışma personeli hizmetini inceleyin. Ortak alanların çalışma saatleriyle koordinasyon da temizlik hizmetimizin planına dahil edilebilir.
Etkinliklerde danışma personeli
Etkinliklerde görev, katılımcı karşılama ve organizatörün belirlediği alanlara yönlendirme şeklinde planlanabilir. Görev yeri, başlangıç-bitiş saatleri, personel sayısı ve saha sorumlusu yazılı olarak açıklanmalıdır.
Danışma görevi adı altında özel güvenlik yetkisi gerektiren işler planlanmamalıdır. Etkinliğin özel güvenlik ihtiyacı için diğer şirketimiz AKL VIP’nin Ankara etkinlik güvenliği rehberini inceleyebilirsiniz.
Teklif öncesi görev listesi hazırlayın
- Hizmet yeri ve çalışma saatleri
- Ziyaretçi veya katılımcı yoğunluğu
- Karşılama ve yönlendirme noktaları
- Kullanılacak telefon ve kayıt sistemi
- Personelin iletişim kuracağı sorumlu kişiler
- Vardiya veya mola sırasında devamlılık ihtiyacı
- Göreve dahil olmayan işler
Örnek: randevusuz gelen ziyaretçinin yönlendirilmesi
Bir ziyaretçi, randevusu olmadan bir yetkiliyle görüşmek istediğinde danışma personeli kurumun belirlediği iletişim düzenini uygular. İlgili kişiye haber verir, kendisine iletilen yanıt doğrultusunda ziyaretçiyi bilgilendirir ve gerekiyorsa tanımlanan bekleme alanına yönlendirir.
Personel, yetkili adına görüşme sözü vermemeli veya kurumun belirlemediği bir kabul kararı almamalıdır. Güvenlik müdahalesi gerektiren bir durum varsa görev kapsamına uygun yetkiliye haber verilir; danışma görevi özel güvenlik göreviyle karıştırılmaz.
Vardiya tesliminde hangi bilgiler aktarılabilir?
Bekleyen ziyaretçi veya talepler, ilgili yetkiliye ulaşılıp ulaşılmadığı ve tamamlanması beklenen görevler aktarılabilir. Teslim kaydı, sonraki personelin işi takip etmesine yetecek kadar açık olmalı; gereksiz kişisel ayrıntılar içermemelidir.
Etkinlikte görev noktası değişirse ne yapılmalı?
Yeni yönlendirme noktası, görev saatleri ve saha sorumlusu netleştirilmelidir. Ek görevlerin mevcut personel düzeniyle karşılanıp karşılanamayacağı değerlendirilir. Danışma hizmeti sayfamızdaki görev başlangıcı bölümünü inceleyip organizasyonunuz için teklif isteyebilirsiniz.
AKL Grup’tan danışma hizmeti hakkında bilgi alın
Danışma personeli hizmet sayfamız kapsam görüşmesinin temelini açıklar. Siteniz, ofisiniz veya etkinliğiniz için görev yeri ve çalışma saatlerini paylaşarak teklif talebinde bulunabilirsiniz.
Ankara’da danışma personeli planını tamamlayın
Görev tanımından sonra Ankara danışma personeli seçim rehberini kullanarak karşılama noktasını, ziyaretçi yoğunluğunu ve iletişim becerilerini değerlendirin. Görevlerin sınırlarını danışma personeli ile özel güvenlik arasındaki farklar rehberinde açık biçimde karşılaştırabilirsiniz. Mola, izin ve devamsızlık düzenini danışma ve temizlik personeli yedekleme rehberiyle görüşün.
Plaza ve ofislerde birden fazla hizmet birlikte yürütülecekse danışma, temizlik ve çay servisinin koordinasyonu görevlerin birbirine karışmasını önlemeye yardımcı olur. Ankara’daki ihtiyacınız için görev saatlerini ve hizmet yerini teklif formunda belirtin; İstanbul projeleri için saha ve personel düzeni ayrıca değerlendirilir.
Özel güvenlik mesleğine geçiş için eğitim arayanlar diğer şirketimiz AKL Özel Güvenlik Eğitim Kurumu üzerinden bilgi alabilir. Danışma görevi, özel güvenlik eğitimi veya yetkisi sağlıyor şeklinde değerlendirilmemelidir.