Hazırlayan: AKL Grup · Yayın:
Sabah ilk ziyaretçi kapıya geldiğinde danışma noktası henüz hazır değilse, küçük bir aksaklık bütün güne yayılabilir. Telefon çalar, kurye teslimat sorar, toplantıya gelen kişi hangi kata çıkacağını öğrenmek ister. Ankara’da danışma personeli arayan bir işletme için mesele, girişte birinin bulunmasından çok bu işlerin düzenli yürütülmesidir. Doğru başlangıç, personel sayısını konuşmadan önce günlük iş akışını açıklamaktır.
Bu yazı, site ve ofis yöneticilerinin teklif görüşmesine hazırlanmasına yardımcı olur. Ankara’yı merkeze alır; İstanbul’daki projeler için de aynı yöntemin nasıl uyarlanabileceğini ele alır. Hizmetin temel kapsamını AKL Grup danışma personeli hizmetleri sayfasında inceleyebilirsiniz.
Danışman personel mi, danışma personeli mi?
Günlük konuşmada “danışman personel” ifadesi de kullanılıyor. Ancak burada kastedilen; ziyaretçi karşılama, yönlendirme ve iletişim görevlerini üstlenen danışma personelidir. İşletme yönetimi adına karar veren bir danışmanlık göreviyle aynı kapsamı taşımaz. Teklif isterken unvandan ziyade yapılacak işleri yazmak, yanlış beklentileri başlangıçta azaltır.
Örneğin personelin gelen telefonları aktarması istenebilir; fakat müşteri şikâyeti hakkında kesin karar vermesi beklenmeyebilir. Evrak teslim alması isteniyorsa hangi evrakı, hangi kayıtla ve kime ileteceği açıklanmalıdır. “Gerekirse her işe bakar” yaklaşımı yerine görev sınırlarını konuşun.
Ankara’daki iş yerinizin bir gününü anlatın
Çankaya’da randevuyla çalışan bir ofisin akışıyla Yenimahalle’de teknik servis girişleri olan bir tesisin akışı aynı olmayabilir. İlçe adı başlangıç bilgisi sağlar; asıl belirleyici, kapıdan kimin ve hangi saatlerde geldiğidir. Birkaç gün boyunca ziyaretlerin yoğunlaştığı saatleri not etmek, görüşmeye somut bilgi taşır.
Kaç kişinin aynı anda beklediğini, telefon görüşmelerinin ne kadar yoğun olduğunu ve danışma noktasının yerini paylaşın. Kızılay’daki bir ofiste asansör yönlendirmesi önemli olabilirken, bir konut sitesinde yönetimle ve bina sakinleriyle iletişim daha sık gündeme gelebilir. Bunlar örnek ihtiyaçlardır; her bina kendi düzeni üzerinden değerlendirilmelidir.
Görev listesi kısa, anlaşılır ve uygulanabilir olmalı
- Ziyaretçiyi karşılama ve görüşeceği kişiye haber verme
- Kurumun belirlediği bekleme alanına yönlendirme
- Gelen telefon ve talepleri ilgili sorumluya aktarma
- Kapsama dahilse tanımlı evrak veya teslimat kaydını yürütme
- Bekleyen işleri bir sonraki vardiyaya iletme
- Yetki dışında kalan durumu yönetim sorumlusuna bildirme
Bu listeyi binanıza göre daraltın veya genişletin. Bir görevin listeye eklenmesi, mevcut çalışma düzeninde karşılanabileceğinin otomatik olarak kabul edildiği anlamına gelmez. Aynı anda yapılması beklenen işleri ayrıca görüşün. Görevlerin ayrıntıları için danışma personelinin görevleri rehberimiz yardımcı olabilir.
Vardiya ve devamlılık konusu sonradan konuşulmamalı
Danışma noktasının açık olacağı saatler, personelin çalışma saatiyle birlikte değerlendirilmelidir. Toplantıların uzadığı günler, izinler ve beklenmedik devamsızlıklar için iletişim yöntemi belli olsun. Mola sırasında telefonun veya karşılama noktasının nasıl yürütüleceği de hizmet kapsamına göre açıklanmalıdır.
Örnek olarak, tek danışma noktasında telefonla konuşan kişinin aynı anda üç ziyaretçiyi yönlendirmesi bekleniyorsa yalnızca “bir personel yeter” demek sorunu çözmeyebilir. Telefon yükünü başka bir birime aktarmak ya da yoğun saatlerde iş paylaşımını değiştirmek gerekebilir. Sayı ve çalışma planı, gerçek iş yüküne göre belirlenir.
İlk gün için küçük bir başlangıç dosyası hazırlayın
Güncel iletişim listesi, bina planı, toplantı odalarının yerleri ve sık sorulan sorular başlangıç dosyasında bulunabilir. Kimin hangi konudan sorumlu olduğu kısa biçimde yazılmalıdır. Personelin kendisine söylenmeyen bir bina kuralını tahmin etmesini beklemeyin.
İlk hafta sonunda gelen talepleri değerlendirin. Ziyaretçilerin en çok hangi noktada beklediğini ve personelin hangi soruya cevap veremediğini görün. Başarıyı yalnızca şikâyet sayısıyla ölçmek yerine tamamlanamayan yönlendirmeleri ve bilgi eksiklerini de konuşun.
Danışma ile özel güvenlik görevlerini ayırın
Karşılama hizmeti, özel güvenlik hizmetinin yerine geçmez. Girişte bulunmak aynı yetki ve sorumluluğu taşıdığı anlamına gelmez. Bina ayrıca koruma ve güvenlik hizmetine ihtiyaç duyuyorsa diğer şirketimiz AKL VIP’nin site güvenliği rehberini inceleyin. Ekiplerin iletişimi ortak planlanabilir; görev kapsamları ayrı açıklanır.
Temizlik ekibinin giriş saatleri ve ortak alanların kullanımı için temizlik personeli planlama rehberimizi okuyabilirsiniz. Yönetim, danışma ve temizlik arasındaki genel koordinasyon ise site ve tesis yönetimi hizmetimiz kapsamında görüşülebilir.
İstanbul projelerinde planı nasıl uyarlamalısınız?
İstanbul’daki bir plaza veya farklı bloklardan oluşan tesis için önce karşılama noktalarının birbirine uzaklığını, ulaşımı ve yoğun saatleri değerlendirin. Aynı personele birbirinden uzak iki noktayı aynı anda yönetme görevi vermek yerine, hangi noktada hangi işin yürütüleceğini tarif edin. Merkezi danışma ile kat veya blok sorumluları arasındaki iletişim de önemlidir.
İstanbul için bir talep iletirken açık adres, görev noktaları ve başlangıç tarihi bilgilerini paylaşın. Hizmetin uygulanabilirliği, personel organizasyonu ve teklif kapsamı proje özelinde görüşülür.
Teklif görüşmesine hangi bilgilerle gelmelisiniz?
İl ve ilçe, çalışma günleri, açık tutulacak saatler, ziyaretçi yoğunluğu ve beklenen görevleri hazırlayın. Kullanılacak telefon sistemi, kıyafet beklentisi ve vardiya teslim yöntemi de ilk görüşmede konuşulabilir.
Ankara’daki danışma personeli ihtiyacınızı veya İstanbul’daki projenizin değerlendirme talebini teklif formundan iletebilirsiniz. Çay ve toplantı servisi gibi ek bir iş varsa bunu ayrıca belirtin; çay servis elemanı rehberimizde görev paylaşımını inceleyin. AKL Grup iletişim: 0850 840 71 77.