Hazırlayan: AKL Grup · Yayın:
Bir ofiste çay servisi çoğu zaman işin küçük bir parçası gibi görünür. Ancak arka arkaya toplantılar başladığında, misafirler geldiğinde ve farklı katlardan talepler oluştuğunda düzenli bir çalışma planına ihtiyaç duyulur. Ankara’da çay servis elemanı arayan bir işletme, yalnızca kaç fincan servis yapılacağını değil hazırlık, malzeme takibi ve çalışma alanının düzenini de düşünmelidir.
Bu yazı, ofis içindeki içecek servisi görevini planlamak için hazırlanmıştır. Toplu yemek üretimi veya catering hizmetini kapsamaz. AKL Grup ile görüşmede beklenen görevler ve projenin uygunluğu ayrıca değerlendirilir. Ankara öncelikli olmak üzere İstanbul taleplerinde de aynı kapsam bilgileriyle ilerlenebilir.
Günlük akışı bir toplantı üzerinden anlatın
Örneğin sabah aynı anda iki toplantı başladığını düşünün. Bir odada misafirler, diğerinde kurum çalışanları bulunuyor. Çay hazırlanması, odalara taşınması, boşların toplanması ve sonraki toplantı için hazırlık yapılması birbirini izleyen işlerdir. Personelden ayrıca telefonlara bakması veya başka bir katı temizlemesi bekleniyorsa işlerin hangi sırayla yürütüleceği konuşulmalıdır.
Bu yüzden görüşmede “çay servisine bakacak biri” demek yerine, günlük çalışan sayısı, misafir yoğunluğu ve toplantı saatlerini paylaşın. Servis noktaları arasındaki mesafeyi de belirtin. İşin yoğunluğu, tek başına ofisin toplam büyüklüğünden anlaşılmaz.
Çay servis elemanının görev listesine neler yazılabilir?
- Kapsama dahil içeceklerin hazırlık ve servis düzeni
- Toplantı öncesinde ihtiyaç bilgisinin ilgili kişiden alınması
- Kullanılmış servis ekipmanının toplanması ve tanımlı şekilde temizlenmesi
- Servis alanının günlük düzeninin sürdürülmesi
- Çay, kahve ve benzeri malzeme eksiklerinin sorumluya bildirilmesi
- Kullanılan cihazla ilgili aksaklığın yetkili kişiye iletilmesi
Bu başlıklar bir başlangıç listesidir. Her proje için aynı görevlerin verileceği veya bütün kalemlerin teklif bedeline dahil olacağı varsayılmaz. İçecek çeşitleri, malzeme sorumluluğu ve ek iş beklentileri ayrı ayrı açıklanır. Personelden cihaz onarımı gibi başka bir uzmanlık gerektiren iş beklenmemelidir.
Ankara ofislerinde çalışma saatlerini nasıl belirlemelisiniz?
Çankaya veya Kızılay’daki bir ofiste gün içindeki randevular yoğun olabilir; başka bir işletmede çalışanların belirli mola saatleri öne çıkabilir. Burada önemli olan konumdan otomatik bir çalışma modeli çıkarmak değil, gerçek servis saatlerini öğrenmektir. Sabah hazırlığı ve son toplantı sonrası toparlama süresini de konuşun.
Mesai saatleri dışında toplantı yapılabiliyorsa bunu teklif öncesinde belirtin. Her ilave talebin mevcut çalışma programıyla karşılanacağı varsayılmamalıdır. Çalışma günleri, devamlılık ve ek ihtiyaçların nasıl değerlendirileceği hizmet görüşmesinde açıklanır.
Malzeme ve ekipman sorumluluğunu baştan ayırın
Çay, kahve, şeker, su ve servis ekipmanını hangi tarafın sağlayacağı belli olmalıdır. Stok azalınca haber verilecek sorumlu da tanımlanmalıdır. Çalışanın malzeme istemesi ile satın alma kararı vermesi aynı sorumluluk değildir.
Servis alanının yerleşimi, taşıma güzergâhı ve kullanılan cihazın kullanım bilgileri günlük planın parçasıdır. Sıcak içecekler taşınırken geçişin uygun olması ve ekipmanın kullanıma elverişli durumda tutulması önemlidir. İşin yürütülmesi için kurumun belirlediği yöntemler ve cihaz kullanım bilgileri esas alınır.
Temizlik ile çay servisini tek göreve sıkıştırmayın
Ofisler bazen aynı kişiden hem temizlik hem çay servisi ister. Bu beklenti görüşülebilir; fakat iki işin aynı zamanda ne kadar yoğunlaştığı incelenmelidir. Toplantı devam ederken lavaboların veya başka bir kattaki ortak alanın da temizlenmesi bekleniyorsa öncelik ve zaman paylaşımı açıklanmalıdır.
Görev dağılımını oluştururken temizlik personeli planlama rehberimizi ve AKL Grup temizlik hizmetlerini inceleyebilirsiniz. Bir hizmetin diğerinin kapsamına kendiliğinden dahil olduğunu kabul etmek yerine teklifte görevleri açıkça görün.
Misafir ağırlama sırasında iletişim düzeni
Çay servis elemanına misafir sayısı, toplantı odası ve servis zamanı bilgisini kimin ileteceği belirlenirse tekrar eden sorular azalabilir. Her katın farklı kişiden, farklı yöntemle talep iletmesi işin takibini zorlaştırabilir. Bir iletişim sorumlusu veya kurumun belirlediği basit bir talep yöntemi kullanılabilir.
Karşılama görevi de bulunuyorsa danışma personeli seçimi rehberimizde iş paylaşımını inceleyin. Danışma ve servis aynı kişiye verilecekse karşılama noktasının hangi zamanlarda açık kalacağı ayrıca konuşulmalıdır.
Toplantı ve etkinlikte güvenlik görevi ayrıdır
Çay servisi ve misafir ağırlama, koruma ve güvenlik hizmeti değildir. Kurumsal bir toplantı veya etkinlik için ayrıca özel güvenlik ihtiyacı varsa diğer şirketimiz AKL VIP Koruma ve Özel Güvenlik üzerinden değerlendirme yapabilirsiniz. Servis personeline aynı zamanda güvenlik görevini üstleneceği varsayımıyla yaklaşılmamalıdır.
Bina yönetimi, danışma, temizlik ve toplantı servisinin ortak planı için site ve tesis yönetimi hizmetimizin koordinasyon kapsamını görüşebilirsiniz. Her işin sorumlusu ve çalışma saatleri ayrı açıklanır.
İstanbul’daki ofisler için talebi nasıl hazırlamalısınız?
İstanbul projesinde ofisin açık adresi, kat veya blok sayısı, servis noktaları ve toplantı yoğunluğu birlikte paylaşılmalıdır. Personelin giriş düzeni, başlangıç beklentisi ve gün içindeki hareketi de çalışma planını etkiler. Birkaç farklı ofis için talep varsa her noktayı ayrı belirtin.
İstanbul’da hizmet uygunluğu ve personel organizasyonu proje bilgileri üzerinden değerlendirilir. Teklif görüşmesinin amacı, talebin nasıl karşılanabileceğini netleştirmektir.
Teklifleri hangi başlıklarda karşılaştırabilirsiniz?
Çalışma günü ve saati, servis görevleri, malzeme sorumluluğu, toplantı düzeni, devamlılık planı ve ek işlerin değerlendirilmesini aynı listede karşılaştırın. Daha düşük toplam bedel, daha geniş görev kapsamı anlamına gelmeyebilir. Önce hangi işin hangi saatlerde yapılacağını eşleştirin.
Ankara’daki çay servis elemanı ihtiyacınızı veya İstanbul projenizin kapsam değerlendirmesini teklif talep formundan iletin. Formdaki mevcut seçeneklerin yanında hizmet açıklamasına “çay servis elemanı” ve beklenen görevleri yazabilirsiniz. AKL Grup iletişim: 0850 840 71 77.