Hazırlayan: AKL Grup · Yayın:
Bir ziyaretçiyi karşılamak, hangi birime gideceğini açıklamak ve görüşeceği kişiye haber vermek danışma hizmetinin günlük parçasıdır. Aynı girişte koruma ve güvenlik ihtiyacı bulunması ise ayrı bir hizmet değerlendirmesini gerektirir. Ankara’da danışma personeli arayan işletmelerin ilk görüşmede sorduğu “Girişte tek kişi olsa bütün işleri yapamaz mı?” sorusunun cevabı, unvandan önce görevleri incelemekle başlar.
Bu rehber, danışma personeli ile özel güvenlik görevlisi arasındaki farkı hizmet satın alacak yönetimler açısından ele alır. Genel görev kapsamı için AKL Grup danışma personeli hizmetlerini, personel seçimi için Ankara danışma personeli seçim rehberini inceleyebilirsiniz.
Danışma personeli ihtiyacınız için görev yerini ve çalışma saatlerini paylaşarak teklif talep edin. Güvenlik ihtiyacını açıklamada ayrı belirtin.
Danışma personeli hangi ihtiyacı karşılar?
Danışma personeli; karşılama, yönlendirme ve kurum içi iletişimin belirlenen düzende yürütülmesine yardımcı olur. Randevulu ziyaretçiye bekleme alanını göstermek, ilgili çalışanı aramak, toplantı odasına yönlendirmek ve tanımlı teslimat bilgisini sorumluya iletmek bu kapsama girebilir. Her görev, işletmenin çalışma şekline göre ayrıca belirlenir.
Günlük dilde kullanılan “danışman personel” ifadesi burada danışma ve karşılama personelini anlatır. Yönetim danışmanlığı, hukuki danışmanlık veya özel güvenlik yetkisi anlamına gelmez. Teklif talebinde “danışman istiyorum” demek yerine hangi saatlerde hangi işlerin yapılacağını yazmanız daha doğru değerlendirme sağlar.
Özel güvenlik hangi durumda ayrıca değerlendirilir?
Koruma, güvenlik kontrolü ve güvenlik olaylarına ilişkin görevler, danışma hizmetine unvan değiştirerek eklenmez. Özel güvenlik hizmetinde personelin niteliği, görev alanı ve yetki sınırları ilgili mevzuat kapsamında ayrıca değerlendirilir. Resmî bilgi için Emniyet Genel Müdürlüğünün özel güvenlik açıklamalarını inceleyin; proje özelindeki gereklilikler hizmet başlamadan netleştirilmelidir.
AKL Grup’tan danışma hizmeti, diğer şirketimiz AKL VIP’den Ankara özel güvenlik planlaması talep edilebilir. Ortak iletişim düzeni kurulsa bile şirketlerin sunduğu hizmet, personelin görevi ve teklif kapsamı ayrı açıklanmalıdır.
Görevleri üç ayrı başlıkta yazın
İlk başlık karşılama işleridir: ziyaretçiye bilgi verme, randevu teyidi için ilgili kişiye ulaşma, telefon aktarımı ve toplantı yönlendirmesi. İkinci başlık, kurumun belirlediği idari kayıt ve teslimat süreçleridir. Üçüncü başlık ise ayrıca değerlendirilmesi gereken koruma ve güvenlik ihtiyacıdır.
“Giriş çıkışla ilgilensin” ifadesi tek başına yeterli değildir. Bu iş, ziyaretçiye hangi kata gideceğini söylemek de olabilir, güvenlik kontrolünü yürütmek de olabilir. Aynı kelimeyle iki farklı hizmet tarif edildiğinde tekliflerin karşılaştırılması zorlaşır. Beklentiyi davranış olarak yazın: kim karşılanacak, kime haber verilecek, hangi durumda hangi sorumlu çağrılacak?
Örnek: Çankaya’da randevulu çalışan bir ofis
Bu örnek gerçek müşteri projesi değildir. Bir ofiste ziyaretçiler çoğunlukla randevuyla geliyor, personel telefonu aktarıyor ve toplantı odalarını gösteriyorsa öncelikli ihtiyaç danışma düzeni olabilir. İlk incelemede açık kalacak saatler, telefon yoğunluğu, aynı anda gelen ziyaretçiler ve mola sırasında hizmetin nasıl sürdürüleceği konuşulur.
Aynı ofiste ayrıca koruma ve güvenlik gerektiren bir ihtiyaç ortaya çıkarsa danışma personeline ek yetki verilmiş gibi davranılmaz. Güvenlik ihtiyacı ayrıca değerlendirilir. Karşılama masasının konumu, görev noktaları ve iki ekibin haberleşmesi bu değerlendirmeden sonra birlikte planlanabilir.
Örnek: Çok girişli bir konut sitesi
Bir sitede yönetim ofisine gelen talepleri karşılamak ile farklı kapılarda güvenlik hizmeti yürütmek aynı iş yükü değildir. Danışma personelinden blokları dolaşması, sürekli telefon cevaplaması ve aynı anda girişte bulunması bekleniyorsa görevler çakışır. Önce hangi noktanın kesintisiz açık olması gerektiği belirlenmelidir.
Site örneğinde site ve tesis yönetimi koordinasyonu, danışma hizmeti ve AKL VIP site güvenliği ayrı kapsamlarla ele alınabilir. Böylece bir olayın kim tarafından takip edileceği ve yönetimin hangi kişiden bilgi alacağı açık olur.
Ziyaretçi kaydı ve kişisel bilgiler nasıl ele alınmalı?
Kayıt tutulması planlanıyorsa ihtiyaç duyulan bilgi, işleme amacı, erişim yetkisi ve saklama düzeni işletmenin sorumluları tarafından belirlenmelidir. Danışma masasındaki herkesin bütün ziyaretçi bilgilerini görmesi veya kayıtların kişisel mesajlaşma gruplarında yayılması doğru bir operasyon modeli değildir.
Başlangıç dosyasında onaylı kayıt yöntemi, yetkili kişi ve ziyaretçiye yapılacak bilgilendirme bulunmalıdır. Gereksiz kimlik görüntüsü veya başka kişisel bilgi istemeyi standart görev haline getirmeyin. Personelin karar vermesi beklenen durumlarla yönetimin değerlendireceği durumları ayırın.
Kadın veya erkek personel talebinde neyi konuşmalısınız?
Karşılama hizmetinin kalitesini iletişim becerisi, göreve uygunluk, düzenli çalışma ve kurum prosedürünü uygulama belirler. Teklif görüşmesinde görev yerinin koşullarını, kıyafet standardını ve iletişim beklentisini açıklayın. Görselde kadın danışma personeli bulunması belirli bir kadronun hazır olduğu veya belirli bir kişiye ilişkin hizmet sözü verildiği anlamına gelmez.
Yabancı dil, yoğun telefon trafiği veya farklı bir kayıt sistemi gerekiyorsa bunlar ayrıca belirtilmelidir. “Güler yüzlü olsun” isteğini; ziyaretçiyi selamlama, ilgili kişiye ulaşma, bekleme süresini açıklama ve sonuç bilgisini iletme gibi gözlenebilir davranışlarla tamamlayın.
Teklifleri karşılaştırırken sorulacak sorular
- Danışma noktasının açık olduğu günler ve saatler hangileri?
- Telefon, ziyaretçi ve teslimat işleri aynı anda nasıl yürütülecek?
- Mola, izin ve beklenmedik devamsızlık durumunda hangi plan uygulanacak?
- Güvenlik gerektiren bir durumda personel kime haber verecek?
- Kayıt sistemi ve ekipman hangi tarafın sorumluluğunda olacak?
- Dahil olmayan işler ve ek talep değerlendirmesi nasıl açıklanacak?
Bu soruların cevabı yazılı olduğunda yalnızca toplam tutarı değil, aynı hizmet kapsamını karşılaştırırsınız. Devamlılık başlığını ayrıntılandırmak için danışma ve temizlik personeli yedekleme rehberini okuyabilirsiniz.
İstanbul projelerinde aynı ayrım nasıl uygulanır?
İstanbul’daki plaza, ofis veya konut projesinde de önce karşılama noktaları, girişler, günlük hareketlilik ve görev sınırları açıklanmalıdır. Şehir adı tek başına personel sayısını belirlemez. Yerleşim, hizmet saatleri ve ulaşım koşulları proje bazında değerlendirilir; hizmet uygunluğu görüşmede netleştirilir.
Sık sorulanlar
Danışma personeli özel güvenlik görevlisinin yerine geçer mi? Hayır; karşılama hizmeti, özel güvenlik görev ve yetkilerinin yerine kullanılmaz. İhtiyaçlar ayrı değerlendirilir.
Tek personel bütün karşılama işlerini yapabilir mi? İş yüküne ve aynı anda yürütülecek görevlere bağlıdır. Telefon görüşmesi, ziyaretçi kabulü ve masa dışı görevler birlikte incelenmelidir.
Özel güvenlik eğitimi almak görev başlangıcı için tek başına yeterli midir? Eğitim ile göreve başlama koşulları aynı şey değildir. Eğitim süreci hakkında AKL Özel Güvenlik Eğitim Kurumunun programlarını inceleyebilirsiniz; bu eğitim bağlantısı danışma hizmetinin özel güvenlik yetkisi kazandırdığı anlamına gelmez.
Danışma personeli için teklifinizi hazırlayalım
Danışma personeli teklif talebinizi iletirken Ankara’daki adresinizi, açık kalacak saatleri, görev noktası sayısını ve beklenen işleri yazın. İstanbul projeniz varsa konumu ve kapsamı ayrıca belirtin. Güvenlik ihtiyacınızı da ayrı bir başlık olarak ekleyin; uygun hizmet kanalının belirlenmesine yardımcı olur. Telefon: 0850 840 71 77.